その会の参加対象者に開催を案内し、出欠確認と共に候補日の聞き取りを。それぞれに都合がありますから、案内はできるだけ早く。規模や内容によっては何カ月も前から動き始める必要がありますし、比較的集まりやすいメンバーでも1カ月程度は準備期間があると安心でしょう。希望の会場を確実に確保するためにも迅速に決めましょう。主役や主賓など中心メンバーの予定を優先的に抑えつつ、候補を数日選んで調整しましょう。

おおよその人数が見えたら会場選びを。その会の目的や主旨、参加者層などに合った店を選びましょう。候補の会場をいくつか決めたら実際に下見に行って、自分の目で確認し、店側にも必要事項を確認しておくと安心です。どの会場にするか決定したら予約を。人気店や宴会シーズン、週末などは埋まりやすいので迅速に。場合によっては1年前や数カ月前から、少人数でも余裕をもって決めましょう。

〈確認事項例〉

場所、アクセス、周囲の環境、店の雰囲気、料理や飲物の味や内容や料金、アレルギー対応、音響・映像設備やゲームなどの手配、接客、喫煙（禁煙、分煙、喫煙場所など）、その他のサービス、キャンセル料やオプション料、追加料金など飲食以外にかかる料金など

規模が大きくなると幹事の仕事が一人では追いつかない場合も。会計や企画などいくつかの役割に応じて、その分野が得意そうな人に協力を仰いでチームで乗り切りましょう。

当日の流れや内容がある程度イメージできたら、その会場で実際に可能かどうかの確認や、会場のサービスや協力を得てできることがないかどうかなど、会場と打ち合わせをし、事前に要望を伝えておくと安心です。

コース料理や食べ放題、飲み放題など、当日に予算やオーダーなど細かいことを気にしなくても楽しめるような内容を選んでおくと安心です。

あいさつや余興など当日の流れや企画内容に応じて動いてもらいたい人には、事前に内容などを相談し依頼しておきましょう。

会場や企画などが固まったら必要経費を算出し、招待でない場合は参加者に支払ってもらう会費を決定しましょう。参加者に連絡し、事前に集めておくとスムーズです。

着席スタイルの場合は席次も重要。内容によってはあえてランダムに配置するのもいいですが、参加者層に応じて各人の立場や関係性なども考慮し、それぞれが快適に過ごせる配慮を。

会の詳細が決まったら、参加者に正式な案内を送り、最終出欠確認をして人数を確定します。参加者の都合を考慮してできるだけ早めに案内し、当日が近づいてきたら再度確認の意味で案内するとよいでしょう。

内容によっては事前に当日の流れを想定して、時間配分や機材の操作などリハーサルをしておくと安心です。

二次会を予定している場合は会場の候補をいくつか決めておきましょう。事前に参加の有無が分かれば予約しておくこともでき安心ですが、当日の流れで決めるというように人数が不確定な場合は、人数や時間帯によって当日臨機応変に対応する必要があります。

当日の流れを仕切るのも幹事の大切な役目。場合によってはプロの司会者や進行役に任せることもありますが、常に進行状況を把握して流れをコントロールできるようにしておきましょう。

楽しい時間を思い出に残すために写真を撮影しておくのがおすすめ。後日参加者にも共有して見てもらえるようにまとめておきましょう。SNSなどに載せる際は慎重に。

料理や飲物がきちんと出て行き届いているかの確認、追加オーダー、具合が悪そうな人や困っている人などがいないかといった参加者の様子を観察し、トラブルがあれば対応します。

場合によってはタクシーの手配などが必要になります。

二次会を開く場合は案内し、スムーズに移動、開始できるよう誘導しましょう。

会にかかった経費を明確にしましょう。場合によっては参加者にも開示し、返金や追加徴収の対応を。

参加者や協力者、会場などへお礼を。直接伝えるのが望ましいですが、場合によってはメールや書面のお礼状などを送り、後日会った時にあらためて伝えるようにしましょう。